Servizi di trascrizione eventi

Operando da trent’anni quale partner privilegiato di aziende internazionali in ambito legale societario, Landoor offre servizi di trascrizione professionali durante CdA, assemblee, collegi sindacali, comitati endoconsiliari e altre riunioni aziendali, nonché congressi, conferenze stampa, ecc.

Si tratta della trascrizione degli interventi effettuati durante l’evento, con appositi software speech-to-text e con il ricorso a trascrittori professionisti, nella lingua in cui si svolge l’evento o in quelle delle traduzioni simultanee, in presenza o in remoto (a partire da supporti Hardware o da file .mp3, .mp4, .wav, .wma) con fornitura della trascrizione finale (nel formato concordato) in tempo reale (real time) o in differita (semi real time, secondo le tempistiche concordate), il tutto nel rispetto del regolamento GDPR e della norma ISO27001 secondo cui Landoor è certificata.

I trascrittori che intervengono nel processo vantano un’esperienza di lunga data nella trascrizione precisa e puntuale di quanto detto durante le riunioni tramite la conoscenza di adeguati strumenti software. Hanno la perfetta padronanza della terminologia tecnica e del linguaggio in uso in questi eventi e la capacità di prepararsi adeguatamente in tempi brevi sui contenuti e sui partecipanti che sono oggetto degli incontri cui andranno a presenziare.

 

Modalità organizzative e gestione del lavoro del servizio di trascrizione

La gestione del processo di trascrizione in Landoor è in capo a Project Manager (PM) dedicati, specializzati nella gestione di questo servizio, che garantiscono un’efficiente gestione del processo, nel rispetto di tutte le richieste del cliente. 

Si occupano di prendere in carico il progetto e gestirne l’intero workflow, dalla interazione con il cliente per la definizione delle richieste all’erogazione del servizio entro le tempistiche stabilite alla preventivazione, provvedendo a tenere i contatti con il Cliente, a coordinare i trascrittori, a predisporre eventuali materiali di supporto e a garantire la buona riuscita del servizio.

Alla ricezione della richiesta di servizio, il Project Manager di riferimento contatta il cliente per concordare:

  • Tipo di evento: assemblea, consiglio di amministrazione, riunione aziendale, comitato endoconsiliare, collegio sindacale, conferenza stampa, congresso, ecc.
  • Programma e tematiche dell’incontro
  • Partecipanti
  • Giorno e orario precisi, con eventuali pause
  • Lingue oggetto della trascrizione
  • Tipologia di servizio richiesto (in tempo reale o in differita, editing o correzione, verbalizzazione)
  • Modalità in presenza o in remoto
  • In caso di evento in presenza, luogo e caratteristiche della struttura dove si terrà l’evento
  • In caso di evento in remoto, eventuale necessità di fornire la piattaforma di videocall per la (video)registrazione
  • Utilizzo di registrazione a cura di Landoor o di supporti di registrazione audio/video o chiavette/dischi/file forniti dal cliente

 

Tipologie di servizio di trascrizione attivabili:

  • Trascrizione in tempo reale: Si tratta della trascrizione degli interventi o delle traduzioni simultanee effettuata o in remoto o in presenza, trasmessa parzialmente ai partecipanti man mano che viene effettuata con apposito software e a cura di trascrittori professionisti durante l’incontro per consentirne la visione immediata.
  • Trascrizione in differita: La trascrizione in questo caso viene trasmessa al cliente alla fine dell’evento, secondo tempistiche concordate (da 2 a 24 ore), nel formato concordato con il cliente.
  • Editing della trascrizione: In caso di trascrizione in differita, è possibile intervenire con una correzione del parlato trascritto, eliminando interiezioni, ripetizioni, interruzioni, e altri disturbi di fondo, per l’invio al cliente di una versione più scorrevole e comprensibile. Anche in questo caso si possono concordare le tempistiche con il cliente.
  • Trascrizione da audio/video: Trascrizione effettuata da supporti audio-video forniti dal cliente (chiavette USB, dischi, file .mp3, .mp, .wav e .wma) nella lingua parlata nell’evento o nella relativa traduzione simultanea in diverse lingue, fornita al cliente nel formato e sul supporto desiderato.

Terminata la definizione delle specifiche, il PM verifica nel TMS la disponibilità di trascrittori nelle lingue e secondo le tempistiche richieste. La ricerca avviene tramite filtri nel sistema Door24 per tipologia di servizio, argomento dell’evento e lingua. Per quanto riguarda quest’ultimo parametro, si precisa che i trascrittori sono madrelingua della lingua parlata nell’evento.

Si procede quindi a preventivazione, assegnazione dell’incarico ai trascrittori in caso di conferma da parte del cliente, preparazione e supervisione evento, esecuzione del servizio, consegna, followup per il miglioramento continuo.

 

Cybersecurity (sicurezza delle informazioni e service continuity)

L’archiviazione sicura delle trascrizioni e delle altre informazioni relative all’evento – per la lavorazione a cura di Landoor o per il document sharing in tempo reale o in differita con il cliente (Es. su Onedrive o altri server ftp del cliente) avviene tramite data center certificati Tier IV, con server virtuali, fornendo massima garanzia sulla sicurezza e il totale rispetto delle normative GDPR, oltre a una service continuity indispensabile per consentire un’erogazione del servizio priva di ritardi e rallentamenti. Il tutto nel rispetto della norma ISO 27001 secondo cui Landoor è certificata.

 

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