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La trascrizione assicurativa: cos’è e quali vantaggi offre

Che cos’è la trascrizione assicurativa

Nel settore assicurativo occorre redigere un vasto numero di documenti a garanzia delle procedure per l’indennizzo in caso di sinistri o il risarcimento danni. Per facilitare lo svolgimento rapido e accurato dei servizi, non di rado le compagnie assicurative si avvalgono della collaborazione di professionisti specializzati nel servizio di trascrizione scritta di registrazioni audio o video relative a dichiarazioni, interviste, resoconti orali, telefonici o in videochiamata, nonché di interventi delle parti interessate nel corso di riunioni. Tali trascrizioni vengono in seguito utilizzate da periti e agenti assicurativi per le loro indagini e/o conservate in archivio per eventuali consultazioni successive.
Se per la trascrizione di tipologie di contenuti orali più semplici oggi come oggi è possibile affidarsi a software speech-to-text, capaci di identificare il linguaggio orale con un sistema di riconoscimento vocale e di fornirne una trascrizione scritta più o meno precisa, in un campo critico come quello assicurativo è indispensabile affidare l’eventuale lavoro di editing di tali testi a veri esperti del settore, in alcuni casi – particolarmente delicati – evitando del tutto l’impiego dei software. Solo un professionista del settore potrà infatti elaborare con la massima precisione le dichiarazioni e i resoconti registrati di sinistrati, testimoni e altre parti coinvolte, comprendendo a fondo il significato di termini e concetti nel contesto in cui sono stati utilizzati. Considerando il fatto che tutta la documentazione assicurativa è vincolante dal punto di vista legale, si comprende quanto nelle trascrizioni assicurative sia importante garantire il massimo livello di precisione, cautela e professionalità.

Quando vengono usate le trascrizioni assicurative?

Tra i documenti che sono più di frequente oggetto di trascrizione possiamo annoverare dichiarazioni di testimoni, interviste o conversazioni con soggetti in qualche modo coinvolti in una richiesta di indennizzo, professionisti ed esperti in campo medico, legale o tecnico. In alcuni casi, per comodità, la trascrizione è semplicemente relativa al testo dettato da un operatore della compagnia che si sta dedicando a un caso e non ha il tempo necessario per mettere per iscritto perizie tecniche e mediche, preventivi e stime, relazioni preliminari, intermedie e finali, ma affida i suoi appunti a un file audio.

Tipologie di trascrizione assicurativa

Le trascrizioni assicurative possono essere redatte secondo vari stili e a vari livelli di completezza: quello più semplice si limita alla trascrizione delle parole pronunciate. In altri casi è invece opportuno che lo scritto includa pause e interiezioni emesse dagli interlocutori, che possono sottolineare moti di incertezza, di imbarazzo, di indifferenza o addirittura di larvata minaccia. L’intento in questo caso è riuscire a cogliere il più possibile la modalità di espressione dei partecipanti e percepire tutte le sfumature di significato. Questo tipo di trascrizione è molto utilizzato nelle indagini per frode.
Ovviamente lo stile di trascrizione incide notevolmente sulle tariffe, poiché le varie modalità richiedono tempi di lavorazione diversi. Un’altra variabile che può gravare sul prezzo è costituita dal tipo di supporto su cui è stata effettuata la registrazione, che può essere più o meno flessibile: si pensi alla notevole differenza tra la “sbobinatura” di una registrazione su nastro o cassetta VHS e la ben più agevole trascrizione di una registrazione di una conversazione su Zoom o su Skype.

Vantaggi dell’uso delle trascrizioni assicurative

La trascrizione assicurativa offre alla compagnia numerosi benefici e utilizzi. In primo luogo, permette di contare su dati precisi e affidabili. È infatti assai più facile analizzare dei file audio trascritti per individuare eventuali discrepanze piuttosto che ascoltare più e più volte ogni singolo file audio, con il rischio che utenti diversi giungano a comprensioni o interpretazioni discordanti tra loro. Inoltre, la conversione di un file audio in testo contribuisce a mantenere efficiente il flusso di lavoro per la compagnia assicurativa semplificando il processo di liquidazione dei sinistri.

Trascrizioni e agenzie di traduzioni

L’attività di trascrizione non di rado sta a monte della traduzione assicurativa   vera e propria, andando ad affiancarsi alla vasta serie di documenti tradotti di cui necessitano le aziende operanti a livello internazionale. I migliori fornitori di servizi linguistici sono anche in grado di fornire trascrizioni di contenuti registrati in una lingua straniera, affidando il lavoro a professionisti madrelingua specialisti del settore. In questo caso il formato migliore di output è una trascrizione in due colonne, con testo a fronte – che consente di effettuare eventuali verifiche in caso di contestazione.

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