Un’agenzia di eventi, nostro cliente, ci incarica di fornire un servizio di hostess e steward multilingue, con competenze in italiano, arabo e inglese. Il committente principale è il Ministero della Cultura dell’Arabia Saudita, che richiede la presenza di circa venti professionisti presso lo stand alla Fiera dell’Artigianato svoltasi a Rho (in provincia di Milano) dal 2 al 10 dicembre 2023. Si tratta di un importante e prestigioso evento annuale, che richiama in pochi giorni decine di migliaia di persone. Lo stand saudita, di notevoli dimensioni, ospita una quarantina di artigiani, aree dedicate alla gastronomia, tra cui un ristorante e due mini market, uno spazio per cooking show dal vivo, un palcoscenico per le esibizioni e un corner dedicato alle fotografie dei visitatori accanto a una persona in abiti tradizionali.
Selezione del personale
Il processo di selezione è affidato alla nostra Vendor Manager, che si attiva con una ricerca mirata su LinkedIn e nelle università di Milano e Venezia. Il profilo ricercato è quello di studenti e studentesse con padronanza della lingua araba. Una delle principali sfide è la valutazione di candidati che, oltre a rispondere ai requisiti richiesti in termini di competenze linguistiche, abbiano la possibilità di raggiungere agevolmente la sede della fiera. Un elenco dettagliato delle risorse ci aiuta a organizzare colloqui e valutazioni: una prima selezione genera una rosa di candidati, che vengono sottoposti a ulteriori verifiche della conoscenza dell’arabo da parte del cliente. Nonostante le difficoltà logistiche e le disdette last-minute, riusciamo a formare un team qualificato, guidato sul campo dalla nostra Project Manager per garantire una gestione efficace e poter intervenire in tempo reale in caso di necessità .
Divisione dei compiti
I compiti sono diversificati e richiedono un ampio ventaglio di competenze, oltre che incisività e flessibilità . Le hostess e gli steward devono infatti supportare gli artigiani sauditi nella vendita e nella gestione della cassa, facendo da interpreti con il cliente, nonché fornire assistenza nelle aree food dimostrando un’eccellente conoscenza dei piatti e degli ingredienti, agevolare l’avvicendarsi dei gruppi musicali e favorire la comunicazione tra i team di cuochi arabi e italiani nelle cucine. La pianificazione e l’assegnazione dei ruoli sono rese particolarmente complesse dalla necessità di far fronte a esigenze che cambiano di minuto in minuto, come la distribuzione del personale nei vari settori dello stand o i dettagli relativi alle uniformi.
Sfide e soluzioni
La sfida principale è rappresentata dalla copertura continua delle aree dello stand e dalla gestione delle pause, aggravata dalla limitata disponibilità di personale multilingue. Per ovviare a questa difficoltà , il Ministero della Cultura saudita integra il personale Landoor con ulteriori dieci persone provenienti da un’altra agenzia, sebbene non conoscano l’arabo e siano ingaggiati su turni differenti. Ciò richiede una riorganizzazione totale delle pause e delle attività quotidiane. Risultato: la nostra Project Manager fa in modo che in ogni area siano presenti due hostess/steward, di cui uno in grado di comunicare in arabo. Ogni mattina si tiene un briefing, in modo che il personale di nuova assegnazione conosca gli articoli in vendita, le modalità di interazione con i clienti e le politiche di prezzo, garantendo così un’adeguata preparazione a tutto il team. La presenza di una risorsa che parla fluentemente la lingua araba permette di superare ogni impasse in situazioni particolarmente critiche. Infine, l’adozione di dispositivi come i walkie-talkie assicura una comunicazione efficace tra i membri dello staff.
Conclusione
Il successo nell’organizzazione e nella gestione del personale per lo stand dell’Arabia Saudita ha indotto il cliente ad affidare a Landoor ulteriori incarichi post-fiera, come l’assistenza per il check-out degli artigiani dall’hotel e il check-in in aeroporto. Le criticità di questo progetto ci hanno consentito di esprimere al meglio la nostra flessibilità e la nostra capacità di problem solving e gestione efficace di un team multilingue in un contesto internazionale, consolidando la nostra reputazione nel settore.
